Tj Saverne - Secrétaire Administratif - Secrétariat Direction Greffe H/F - 67

1- Direction/ Administration / Gestion/Missions principales
- Assister la directrice de greffe dans l'organisation quotidienne de son travail et contribuer au bon fonctionnement de la juridiction en assurant des fonctions d'assistance technique
- Assurer la gestion des ressources humaines
- Gérer le budget de fonctionnement et le suivi de la maintenance des bâtiments
- Gérer le logiciel de la pointeuse électronique

2- Gestion des ressources humaines
- Création et/ou mise à jour des dossiers personnels des fonctionnaires, des contractuels et des stagiaires (congés, formation, événements personnels, astreintes, heures supplémentaires, évaluation, etc.),
- Gérer la pointeuse KELIO (profils et gestion des anomalies - suivi des absences)
- Relations avec le service des ressources humaines du SAR,
- Réception, notification et transmission des arrêts maladie, avis de changements de situation,
- Notification des décisions individuelles,
- Gestion et notification des CET des agents
- Préparation des tableaux des astreintes, des congés pour les vacations et les tableaux permanence du SAUJ
- Préparation des plannings des stagiaires - 2de 3e, greffiers,
- Établissement des convocations pour les visites médicales obligatoires,
- Assistance au recrutement du personnel
- Assurer le lien avec les lycées pour participation des élèves aux audiences publiques
- Assurer la diffusion générale des notes et circulaires
- Établir les PV d'installation

3- Gestion du budget de fonctionnement/suivi du bâtiment
- Participation au processus de la dépense (recueil des besoins, demandes de devis, formalisation des Demandes d'Achat et des Services-Faits sur Chorus formulaire, suivi des commandes, contrôle des livraisons et des prestations exécutées, transmission des factures au SAR, mise en commun avec le pôle Chorus),
- Relations avec le service budgétaire et le pôle Chorus du SAR,
- Suivi de la dotation budgétaire et de la consommation des crédits alloués à la juridiction, alerte au directeur de greffe de toute difficulté de gestion,
- Suivi des contrats, préparation des reconductions et des nouveaux contrats / contrôle de leur exécution,
- Suivi de l'exécution des marchés publics,
- Suivi administratif des chantiers immobiliers en lien avec l'adjoint technique,
- Réception et traitement du courrier,
- Accueil physique et téléphonique des partenaires,

4- Gestion logistique/fonctionnement
- Distribution des fournitures,
- Répartition des badges et clés
- Mise à jour des répertoires téléphoniques,
- Participation à la préparation des audiences solennelles de rentrée ou d'installation,
- Interlocuteur des magistrats et fonctionnaires du tribunal judiciaire,
- Toutes autres tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel par son supérieur hiérarchique.
- Toute mission à titre ponctuel confiée par la directrice de greffe afin de garantir la continuité du service public.